Dans le contexte actuel de transformation numérique, la GED en entreprise connaît un réel succès. Il s’agit en réalité d’une solution de dématérialisation qui favorise une meilleure administration des structures. Qu’est-ce que la GED entreprise ? Quels sont ses avantages ?
Qu’est-ce que la GED ?
La GED ou encore Gestion Électronique de Documents est une technologie qui permet aux entreprises d’organiser et de stocker de manière électronique tous les documents, que ce soit des factures, des contrats, des bulletins de paie, etc. plutôt que de les stocker dans des classeurs.
Ainsi, cette solution de gestion de documents permet de numériser, de classer, de partager, de protéger et de dématérialiser les documents. La GED permet ainsi d'améliorer l'efficacité opérationnelle en facilitant l'accès aux documents, en automatisant les processus de traitement de documents, en réduisant les coûts liés à la gestion de papier et en renforçant la sécurité de l'information. La GED est aujourd'hui largement utilisée dans les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs, car elle offre de nombreux avantages pour la gestion documentaire.
Les avantages de la GED
Meilleure organisation et classement des documents
L’un des avantages de la GED est le classement des documents de manière plus structurée et organisée. Les documents sont ainsi regroupés dans des dossiers électroniques et peuvent être indexés selon le nom du document, le type de document, la date de création, la date de modification, etc.
Accès plus rapide et facile à l'information
Étant donné que les documents ont été classés de manière structurée et organisée, ils deviennent rapidement accessibles. Grâce à la recherche indexée, les documents peuvent être trouvés en seulement quelques clics en utilisant les différents critères de recherche proposés. Les résultats de la recherche sont généralement présentés de manière claire et précise, ce qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations qu'ils cherchent.
Réduction des risques de perte ou d'erreur de documents
Les entreprises peuvent être confrontées à différents problèmes vis-à-vis des documents papiers. Ces derniers peuvent être égarés, endommagés voire détruits, ce qui peut être lourd de conséquences dans certaines situations. La GED est une solution, puisqu’elle permet de réduire ces risques en offrant une solution de stockage électronique des documents.
Aussi, la GED permet également de réduire les erreurs de classement en automatisant le processus de gestion des documents. Les documents peuvent être classés automatiquement selon des règles prédéfinies, ce qui évite les erreurs de classement manuelles. Un historique des versions et des révisions des documents est également proposé, ce qui permet de garder une trace de l'évolution des documents au fil du temps.
Amélioration de la collaboration et de la communication interne
La GED permet de stocker tous les documents de l'entreprise sur une plateforme accessible à tous les employés. Néanmoins, la gestion de l’accès peut-être mise en place dans le but de donner accès aux documents seulement pour les salariés autorisés. En plus de la gestion des droits, la GED offre également des fonctionnalités de travail collaboratif. Les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur des documents en temps réel, en modifiant et en commentant les documents simultanément. La GED permet ainsi d'améliorer la communication interne.
Augmentation de la sécurité et de la confidentialité des données
Un autre avantage, et pas des moindre, est le renforcement de la sécurité des documents notamment en réduisant les risques d'accès non autorisé, de perte ou de vol de documents sensibles. Comme énoncé dans le paragraphe précédent, la GED permet de contrôler l'accès aux documents en autorisant uniquement les utilisateurs autorisés à y accéder. Cette gestion peut être configurée en fonction des rôles et des responsabilités de chaque utilisateur. Il sera également possible de suivre et de surveiller les documents, ce qui permettra de savoir qui a accédé aux documents et à quel moment. Cela permet d'identifier rapidement les accès non autorisés et de prendre des mesures préventives pour éviter les violations de sécurité.
Respect des normes et des réglementations
La GED garantit le stockage sécurisé des documents, la protection des données sensibles, la traçabilité et l’auditabilité des documents, le respect des réglementations en vigueur en matière de stockage et de conservation des documents. Tout cela permet aux entreprises de respecter les normes ainsi que les réglementations en vigueur, de réduire les risques de sanctions et de litiges juridiques.
Sauvegarde et restauration des documents
La GED offre également des fonctionnalités de sauvegarde et de récupération des documents. Les documents sont sauvegardés régulièrement sur des serveurs sécurisés, ce qui permet de les protéger contre les risques de perte de données en cas de panne ou de sinistre. Les données peuvent être récupérées rapidement en cas de besoin.
Économie d'espace de stockage
L’un des derniers avantages de la GED concerne l’économie d’espace de stockage. Finies les salles d’archives qui demandaient beaucoup de place aux entreprises. Faîtes place aux serveurs qui permettent de stocker l’ensemble de vos documents électroniques.
Les étapes de mise en place
- Définir les besoins
Comme dans chaque nouveau processus, il est important d’identifier les besoins de l’entreprise. Quels documents doivent être dématérialisés ? Y aura-t-il des spécificités ? Quelles sont vos exigences en termes de sécurité des données ? Toutes ces questions seront nécessaires à la prise de décision qui sera la prochaine étape.
- Sélectionner le système GED qui répond à vos besoins
Certains éléments devront être pris en compte dans le choix de la GED :
- Les fonctionnalités disponibles : numériser, rechercher, récupérer, envoyer des documents.
- La compatibilité : pour une utilisation optimale, la GED devra être compatible avec les différents logiciels, les ERP ou encore les CRM de votre entreprise.
- La facilité d’utilisation : plus l’outil sera intuitif et agréable à utiliser, plus il sera efficace et la conduite du changement sera plus simple.
- La sécurité : l’outil propose-t-il la gestion des autorisations ? Des sauvegardes sont-elles effectuées régulièrement ? Sont-elles automatiques ou manuelles ?
- Coût : l’outil de GED convient-il à votre budget tout en répondant à toutes vos exigences en termes de fonctionnalités ?
- Planifier l’implémentation
La planification de l’implémentation passera par :
- La création de procédures afin de guider et mettre en place un nouveau processus de travail et de gestion des documents. C’est notamment durant cette phase qu’un nouveau système de nommage cohérent afin de faciliter la recherche.
- Le déploiement du système de GED : notamment via la configuration de votre espace de stockage, et de la numérisation des documents types.
- La gestion des autorisations : cette gestion est une étape primordiale puisqu’elle permet de donner accès aux salariés à des documents en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités.
- Les tests : une phase de test sera nécessaire afin de s’assurer du bon fonctionnement de l’outil en termes de performances, de sécurité, mais également de compatibilité.
- Numériser les documents
Cette étape permet de passer d'un environnement de travail papier à un environnement numérique. Il faudra recenser tous les documents papiers et originaux qui devront être numérisés dans le but de les stocker et de les organiser de manière électronique.
Il est important de notifier que la numérisation de vos documents devra être de qualité supérieure afin de ne pas perdre d’informations et de garantir une recherche rapide et efficace.
- Organiser les documents
L’organisation des documents passera par une structure de classement logique des documents numérisés. Il sera possible de les organiser par type de document, par date, ou tout autre critère que vous jugerez pertinent.
L’indexation (mots-clés) des documents permettra de pouvoir retrouver rapidement les documents lors de recherches spécifiques.
- Surveiller et améliorer
Lorsque la GED sera mise en place, il sera important de la surveiller afin de s’assurer de son fonctionnement. Cela permettra également de mesurer l'efficacité de la GED et de l'adapter en conséquence pour améliorer continuellement les processus de gestion documentaire. Pour cela vous pourrez ainsi mettre en place des KPI pour mesurer son utilisation ainsi que son efficacité tels que le temps de recherche moyen d’un document, le nombre de documents non classés ou encore le nombre d’utilisateurs actifs.
Ainsi, la GED est une solution de gestion documentaire qui permet aux entreprises de numériser, de classer, de partager, de protéger et de dématérialiser les documents et qui offre de nombreux avantages.
Avec l'obligation prochaine de la facture électronique, il est important de faire de la veille pour surveiller les évolutions du marché et s'assurer que la GED répond aux besoins de l'entreprise. La transformation numérique est en marche et la GED est une solution qui doit être prise en compte pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion documentaire et rester compétitives.
