La pratique de la veille est un atout majeur pour les entreprises, quelle que soit leur taille car elle permet d’acquérir ou de réagir efficacement aux mouvements environnementaux qui pourraient affecter son activité.
Ces mouvements peuvent être positifs et donner lieu à des opportunités pour l’entreprise ; ou au contraire être négatifs et engendrer des risques. Quoi qu’il en soit, une entreprise qui décide d’intégrer la veille comme une activité stratégique s’assure d’être en position de pouvoir anticiper et décider efficacement de la marche à suivre.
Afin d’optimiser certaines étapes du cycle de veille (collecter, analyse, diffuser) et de centraliser les informations, il est fortement recommandée aux entreprises de se doter d’une plateforme de veille stratégique.
Dans cet article, nous aborderons avec vous les principaux critères à prendre en compte pour choisir le logiciel de veille qui correspondra au mieux à votre organisation et à vos objectifs.
1. Les sources proposées
Un dispositif de veille doit avant toute chose d’adapter à votre secteur d’activité. Le choix des sources est l’un des éléments le plus important lors de la configuration d’un logiciel de veille. Il faut donc s’assurer en amont que l’outil qui sera utilisé propose bien les sources nécessaires à la surveillance de l’environnement de l’entreprise pour laquelle vous mettez en place le dispositif de veille :
- Flux RSS
- Médias sociaux
- Pages web
- Sites d’avis
- Ressources internes
Si le logiciel ne propose pas toutes les sources dont vous avez besoin, il est parfois possible de les faire développer à la demande. En effet, si vous avez besoin d’un type de source, cela signifie que d’autres entreprises pourraient également en avoir besoin. Il peut donc être pertinent de les rendre disponible.
Dans le cas du développement de notre logiciel de veille Algorithma, nous sommes en mesure d’ajouter rapidement des sources et des fonctionnalités souhaitées par nos utilisateurs. Pour faire une demande, il vous suffit de remplir le formulaire suivant : Faire une demande de fonctionnalité
📌 Conseil : Afin de vérifier tous ces points concernant les sources, nous vous conseillons de lister toutes celles que vous utilisez actuellement dans votre veille et de les classer par ordre d’importance. Cela vous permettra de vérifier si elles sont déjà proposées par la plateforme ou d’en faire la demande le cas échéant.
Cette première étape ne doit pas être négligée car elle conditionne la suite des étapes.
2. La qualité de la recherche
Pour qu’un logiciel de veille soit efficace, il doit intégrer un moteur de recherche puissant et capable de répondre aux différentes requêtes de l’utilisateur, des plus simples aux plus complexes. Parmi les éléments qui peuvent nuire à la qualité des résultats, il y a par exemple : la date, le format, l’application d’opérateurs booléens…
Pour vous assurer de l’efficacité de la recherche, le plus simple reste de faire des tests avec des requêtes qui correspondent à votre besoin.
Certains logiciels proposent également certaines fonctionnalités avancées que vous pouvez également prévoir de tester :
- Le Machine Learning : permet d'améliorer le traitement et l'analyse de l'information en fonction des actions réalisées par l'utilisateur.
- Le Natural Language Processing - NLP : nécessaire pour fournir une analyse de l'information basée sur le langage naturel.
- Le scraping : utilisé pour extraire des informations formatées depuis différentes sources en ligne.
📌 Conseil : Lors de la phase de recherche, assurez-vous que la plateforme prend au moins correctement en charge opérateurs booléens afin d’affiner votre collecte d’informations : AND, OR et NOT.
3. La facilité d’utilisation
L’un des points les plus bloquants pour un grand nombre d’utilisateurs est le manque d’ergonomie de certaines plateformes. En effet, même si les fonctionnalités sont très performantes, un logiciel trop complexe à prendre en main peut très vite vous décourager ou vous faire perdre du temps.
L’idéal pour vous en assurer est de pouvoir tester le logiciel et les fonctionnalités principales avant de vous engager.
Dans le cas d’Algorithma, nous avons souhaité que la plateforme soit la plus simple à utiliser possible. Le but est que les utilisateurs puissent la prendre en main facilement, sans passer par des heures de démo ou de formation.
📌 Conseil : Avant de choisir un logiciel, assurez-vous de pouvoir le tester gratuitement. Vous pourrez alors vérifier qu’il correspond à vos attentes et à celles de votre équipe en ce qui concerne son design et son ergonomie.
4. Le partage et la collaboration
Une des fonctionnalités les plus importantes si vous travaillez en équipe est le partage et la collaboration au sein du logiciel de veille. Cette fonctionnalité répond à une étape majeure du cycle de veille : le partage de l’information.
📌 Conseil : Déterminez à l’avance le nombre de collaborateurs qui auront besoin d’avoir un accès au logiciel de veille. Essayez également d’identifier leurs besoins et rôles dans le cycle de veille. Auront-ils simplement un droit de lecture ou d’autres droits seront-ils nécessaires ?
Le fait de répondre à cette question pourra aussi vous aider à définir le coût de la solution.
5. Le coût et les options
Le prix des abonnements varie énormément d’un logiciel à un autre : les offres les plus accessibles tournent autours de 2500€/an pour des petits dispositifs de veille et peuvent aller jusqu’à plusieurs dizaines de milliers d’euros dans certaines grandes entreprises.
Il est en général impacté par le nombre d’utilisateurs, des fonctionnalités et des options souhaités.
📌 Conseil : Déterminez à l’avance les utilisateurs de la solution (administrateur, lecteur…) et faites une liste des fonctionnalités dont vous estimez avoir besoin pour mettre en place votre dispositif de veille. Le fait de cadrer votre besoin de cette façon vous permettra de vous positionner sur une grille tarifaire ou d’obtenir une fourchette de prix de la part de l’éditeur.
6. Le service client
Le service client c’est un peu comme les extensions de garanties, on pense toujours que ce n’est pas nécessaire jusqu’à qu’on en ait besoin. Avant de choisir votre logiciel de veille, vérifiez quels sont les canaux de communication mis à disposition pour échanger avec l’équipe support du logiciel et assurez-vous qu’ils correspondent à vos usages :
- Chat bot d’aide
- Téléphone
- Réseaux sociaux
- Base de connaissance
Le temps de réponse est également un facteur important.
📌 Petite astuce : Faîtes des recherches sur des sites d’avis tels que Trust Pilot. Les avis des autres utilisateurs peuvent vous fournir des informations précieuses sur leur expérience avec le logiciel et notamment avec le service client.
Si la majorité des entreprises ont des pratiques internes de veille, rares sont celles qui ont systématisé et organisé un dispositif centralisé, automatisé et efficient. Pour cela, le choix du logiciel est une première étape mais ce n'est pas la seule. Une fois le logiciel sélectionné, il faudra alors suivre les étapes de mise en place d'un dispositif de veille, à commencer par la qualification du besoin.
